RSS FeedBerlangganan RSS feed SiswaIndo Follow Us on Twitter!Follow Us on Twitter!

Membuat Undangan dengan Mudah

Tutor ini untuk mempermudah dalam membuat undangan, bukan memperindah isi suatu undangan.
Komponen undangan dapat saya bedakan menjadi bagian ‘sama’ dan ‘berbeda’. Bagian sama merupakan bagian utama pada suatu undangan, meliputi Judul Undangan, paragraf-paragraf, dan informasi waktu, tempat dan keterangan, serta alamat dan identitas pengundang. Bagian sama ini tidak perlu mendapat perubahan lagi saat akan dicetak dan dikirim ke semua undangan(orang yang diundang). Sedangkan bagian berbeda selalu berbeda untuk masing masing undangan (orang yang diundang). Biasanya Bagian ini meliputi nama, gelar dan alamat.

Untuk membuatnya ada beberapa cara, diantaranya:
1. membuat bagian sama > duplikat (copy and paste) > mengedit secara manual bagian berbeda >
    mencetak;
atau
2. membuat bagian sama > mencetak sejumlah yang dibutuhkan : membuat bagian yang berbeda >
    mencetak semuanya : kemudian dilakukan penempelan.
Gampangkah dilakukan? Gampaang :) ….pi sayangnya bukan kedua cara tersebut yang akan kita lakukan. Cara yang akan penulis bahas adalah dengan:
3. Menulis bagian berbeda pada office excel, menulis bagian sama pada office word, kemudian
    dilakukan ‘penempelan’  >mencetak. Apa keuntungannya?
Jawab:
1) lebih praktis karena hanya cukup mengedit 1 halaman tiap ada perubahan;
2) dapat dengan mudah ‘mengkhususkan’ undangan untuk seseorang/kelompok tertentu;
3) efisien dalam editing bagian sama dan berbeda (misal: merubah total undangan untuk acara lain);
4) efektif dan efisien dalam mencetak;
5) dengan sesuatu yang baru, akan selalu mendorong kreatifitas terpacu wakakakakakak



Baik kita mulai, contoh di bawah ya buat contoh aja (maksudnya asal-asalan bingkainya) jadi ambil intinya saja. Intinya di tulisan warna hijau, ada 3 kolom yang saya libatkan di situ: nama (Siswaindo6), gelar (D.Two) dan alamat (Sumbawa). Kata kolom digunakan karena dibuat menggunakan Office Excel. Contoh ini hanya cukup memiliki satu halaman word (office word) meskipun pada excel (office excel) memiliki banyak baris nama, gelar, dan alamat. Lanjut ke langkah:
membuat undangan dalam word



1.       Buka excel dan tentukan kolom-kolom yang akan anda libatkan dalam undangan
      (mis: Nama ; Gelar ; Alamat) > Tulislah nama, gelar, alamat, dll undangan seluruhya
      2.     Blok kolom-kolom yang bersangkutan ke bawah melebihi total jumlah baris yang telah terisi,
            ini berfungsi sebagai cadangan seandainya ada tambahan orang yang diundang
            (untuk mengeblok bisa dengan klik pada kolom nama >tekan shift > panah kanan > panah bawah)
      3.       Klik Name Box dan namai yang terblok tadi (mis: dt_undangan) > Enter  
      4.       Simpan dan keluar
undangan

        5.       Buka word > tulis bagian sama > tempatkan kursor pada calon bagian berbeda
        6.       Pada tab Mailings klik Step by Step Mail Merge Wizard


        7.       Klik Next pada window Mail Merge
undangan

          8.       Klik Next lagi pada tampilan di bawah, karena kita menggunakan dokumen pada word
                yang sudah terbuka
          9    Masuk pada step 3 pada menu select recipients > klik Browse
         10    Arahkan pada file excel yang Anda buat sebelumnya > Klik Open > OK










   11   Muncul Window Mail Merge Recipient. Window ini dapat digunakan juga 
               untuk mengedit berupa: mengurutkan sesuai abjad, melibatkan dan tidak melibatkan
               beberapa isian/ orang, dll. > OK
         12   Masih pada Step 3 > klik Next
   13   Pada Step 4 pilih More items…

         14    Muncul window Insert Merge Field yang berisi kolom-kolom yang telah dibuat pada excel.
         15   Masukkan pada halaman dengan klik 2x atau klik insert pada masing-masing bagiannya
              di tempat yang sesuai > OK
      16    Selesai > hilangkan saja jendela Mail merge-nya lewat Close Button (x)

      17    Rapikan isi Undangan anda (bagian sama maupun bagian berbeda) dengan format
            yang Anda inginkan dan Undangan siap dicetak

Catatan: menu utama untuk fitur ini ada pada tab Mailings , anda dapat:
a. melihat undangan untuk orang tertentu
    (klik panah)
b. mengedit undangan khusus untuk orang-orang tertentu
    (Finish & Merge > Edit Individual Documents)
c. mencetak beberapa maupun semua record
    (Finish & Merge > Print Documents) 


Bila tidak keberatan mohon teman-teman menuliskan kritik, komentar, saran atau pertanyaan melalui: kolom komentar di bawah, , atau melalui untuk respons lebih cepat. terima kasih kawan :)

Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites More

Labels: , ,

3 comments:

 
Design by Free WordPress Themes | Bloggerized by Lasantha - Premium Blogger Themes | Hosted Desktop